Dalam proses melakukan perubahan, organisasi perlu melakukan penilaian (assessment) terutama pada elemen internal organisasi di situasi saat ini (as is) dan membandingkannya dengan harapan pada setiap elemen di masa datang (should be). Kemudian, organisasi menyimpulkan elemen yang memiliki kesenjangan paling tinggi dan memprioritaskan langkah kerja yang berkaitan pada elemen yang paling lemah. Elemen organisasi ini harus terus diselaraskan satu sama lainnya ketika sebuah organisasi melakukan perubahan, agar tujuan baru yang diharapkan organisasi bisa tercapai.
McKinsey 7S framework atau kerangka kerja 7S McKinsey adalah sebuah alat yang digunakan untuk menganalisis 7 elemen utama aspek internal organisasi yaitu Strategy, Structure, Systems, Skills, Staff, Style dan Shared-values. Kerangka kerja 7S McKinsey ini diperkenalkan oleh Tom Peters dan Robert Waterman yang bekerja sebagai Konsultan di organisasi McKinsey & Company pada tahun 1980-an. Menurut mereka, keselarasan ketujuh elemen tersebut dalam organisasi merupakan faktor kunci keberhasilan sebuah organisasi.
Ketujuh elemen dalam model McKinsey 7S dibagi menjadi 2 kelompok:
- Hard elements, yaitu yang lebih mudah didefinisikan, ditentukan, dan manajemen memiliki pengaruh langsung:
- Strategy
- Structure
- Systems
- Soft elements, yaitu elemen yang sulit dideskripsikan, less tangible dan dipengaruhi budaya:
- Skills
- Staff
- Style
- Shared values
Hard Elements
Strategy
Strategi suatu organisasi dimaksudkan agar organisasi dapat memiliki arahan yang jelas dan tegas tentang cara-cara yang dipakainya untuk mencapai sasaran dan tujuan perubahan organisasi. strategi merefleksikan kajian yang akurat tentang lingkungan bisnis, terutama aktivitas saat ini dan akan datang dari para pesaing.
Structure
Struktur adalah bentuk hirarki atau badan organisasi yang memetakan rantai komando (chain of command) dan individu yang bertanggung jawab terhadap setiap inisiatif. Struktur organisasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan organisasi akan meningkatkan efektivitas komunikasi dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
Systems
Sistem merupakan prosedur untuk mengatur aktivitas yang dijalankan yang melibatkan anggota organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan. Sistem mencakup berbagai hal terkait perencanaan, implementasi, kontrol dan evaluasi, anggaran, dan rewards.
Soft Elements
Skills
Tingkat keterampilan setiap individu di dalam organisasi merupakan unsur yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi tersebut dalam mencapai sasaran dan tujuannya dengan efektif dan efisien. Skills mencakup sikap/ mindset bekerja, pengetahuan dan keterampilan melakukan pekerjaannya.
Staff
Staff meliputi pegawai serta kebijakan Human Resources seperti pelatihan dan pengembangan, rekrutmen, compensation & benefits. Perusahaan perlu memahami tiga bentuk kebutuhan pegawai, yakni kebutuhan untuk berprestasi, berkompetisi, dan berelasi. Memahami kebutuhan tersebut perusahaan dapat menumbuhkan pegawai dengan tepat.
Style
Style merujuk kepada gaya kepemimpinan yang digunakan dalam organisasi. Kepemimpinan yang tangguh pada semua lini, dan terutama pada jajaran top manajemen, akan memberikan dampak bagi peningkatan kinerja bisnis. Kepemimpinan yang tangguh ini juga diharapkan akan memberikan kontribusi penting bagi tumbuh dan mekarnya budaya organisasi yang berorientasi pada prestasi atau performance-based culture.
Shared values
Shared values adalah nilai-nilai inti organisasi yang telah menjadi budaya organisasi. Shared values adalah visi, misi serta objektif yang menjadi fondasi dasar sebuah perusahaan dan menjadi elemen kunci untuk menyelaraskan elemen-elemen lainnya.
Ketujuh elemen yang dimaksud dalam McKinsey 7S ini memiliki hubungan yang saling berkaitan satu dengan lainnya. Sehingga, perubahan pada satu elemen akan berdampak pada elemen lainnya.